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云南会议策划人员教你如何选择合适的会议场地
来源:www.djhuiyi.com 发布时间:2019年08月29日

  如何选择合适的会议场地?这是很多行政工作者担忧的问题,选择一个好的会议场地,领导舒心,员工自然也就舒心。接下来,云南会议策划人员就来教你如何选择合适的会议场地。我们知道根据会议要求的不同,人们会做出不同的选择,云南会议策划负责人提出,一般来说,选择云南会议场地有如下步骤:


  1、初步筛选确定侯选名单
  首先,我们需要作出筛选,即根据会议的目标来确定选择目标。如果举办的是大型展览,那么选择就相当简单,我们可以选择会议酒店或会展中心。如果我们的目标之一是召开会议,那么拥有众多会议室的会议酒店就比度假区酒店合适,因为度假区酒店里让与会者分心的活动和地点太多。当然,酒店并非就一定是主选,你还可以考虑餐厅、主题公园、游船和其他。然后逐渐地缩小侯选范围,把侯选名单提交给委员会或小组讨论作出决定。记住,此时仍然处于调查分析阶段,除非你已经到实地进行了考察,否则千万不要签订任何协议。


  2、背景调查
  确定侯选名单后,应对名单上的会议地址进行一番调查。每家酒店和会议中心都有自己的一套政策,这些政策有的符合你的要求,有的可能不符合你的要求。近年来深受欢迎的会议地点(尤其是对于小规模的社交会议和活动)还有博物馆、画廊、历史古迹遗址、图书馆甚至动物园等地方。通常许多云南会议策划公司会把一些特殊活动放在主题公园举办,届时主题公园将关闭部分对外餐饮服务以满足特殊活动的需要,与会者在就餐后将在公园停留几个小时。


云南会议策划人员教你如何选择合适的会议场地
  

  3、实地考察
  在确定地点之前,去实地考察一下非常重要。你可以通过邮件、网络、旅游管理部门或其他途径获得各种场地信息,但是俗话说,百闻不如一见,也就是说,这些都比不上亲自到现场走一走看一看有效。


  4、最终选择
  选址是一个为某个活动选择地点的过程,当你选择了一个地点也就意味着你已否定了其他侯选地点。尽管如此,仍有几点你需要注意:首先,当你完成实地考察返回后要尽快和各个考察地点取得联系,不管你最终选择谁,你都应该给它们发一封感谢信。这既是基本的礼貌问题,也是为将来有可能使用该地点留下伏笔,同时,说不定哪天你就会和它们有业务上的往来。除感谢信外,你还应该把自己实地考察时没有想到的问题也同时传达过去,问题提出得越早,得到的答复也就越早,在做出决定时可以参考的信息也就越多。一旦作了决定,要尽早与各侯选地点联系,以便那些被筛选出局的地点可以与另外的会议团队合作。


  看了上面的介绍,我们发现,会议场地的选择其实也没那么复杂,云南会议策划公司为您提供一站式服务,让您的会务畅通无忧,如有意向欢迎来电咨询!

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